Senado deixa de utilizar papel a partir desta segunda-feira
Processo com documentos digitais deve economizar R$ 1,3 milhão
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| Congresso Nacional |
Mais do que a economia em dinheiro, a expectativa é de grande economia também em tempo e burocracia, uma vez que o andamento de cada processo será instantâneo a cada etapa cumprida na tramitação. Além disso, será possível o acesso simultâneo em diferentes setores, facilitando as análises e despachos, como também acessos a processos de fora do Senado, por meio da internet.
“Tal providência nos permitirá mais redução de custos financeiros, aumento da segurança, preservação ambiental, maior celeridade na tramitação dos documentos e, principalmente, mais eficiência administrativa. É o que propusemos desde o início de nossa gestão na presidência do Senado. Fazer mais com menos”, explicou o presidente do Senado, Renan Calheiros, no último dia 23, ao falar do novo sistema durante a abertura do seminário Brasil 100% Digital, promovido pelo Tribunal de Contas da União e pelo governo federal.
Sustentável
A diretora-geral, Ilana Trombka, afirmou que o Senado entra num novo momento com a extinção completa do consumo de papel nos processos administrativos, adotando assim uma postura mais sustentável, eficiente e controlada. Segundo ela, o Senado se inclui entre as organizações mais modernas do país.
“É importante frisar que esse trabalho foi feito com um custo mínimo, pois utilizamos apenas nossos próprios recursos, como o sistema Sigad [Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos do Senado Federal] e as certificações digitais, a partir de uma autoridade certificadora interna. Como disse o presidente Renan, estamos fazendo mais com menos, com eficiência e racionalidade no uso dos recursos públicos”, assinalou.
Implementação começou há três anos
A implementação do processo eletrônico no Senado teve início em abril de 2012 com o processo de aquisição do Sigad. Em agosto de 2013, o sistema foi implantado em sua primeira fase, a de tramitação dos processos.
“De agosto até agora, a adoção do Sigad reduziu em 55% a produção de processos na Casa e em 22% as etapas de tramitação de cada processo. Como exemplo, um processo de autorização de viagem e concessão de passagem dura de três a quatro semanas até sua conclusão. Com o processo eletrônico, esse mesmo processo tramitará em uma semana no máximo”, afirmou Wênis de Almeida, coordenador de Arquivo da Secretaria de Gestão da Informação e Documentação (Sgidoc) e um dos responsáveis pela instalação do novo sistema.
Nesta nova etapa, os novos processos serão inteiramente digitais. Processos antigos terão a tramitação em papel encerrada e passarão para o meio digital, mantendo-se no meio físico apenas para consultas.
Servidores
A troca do papel pelo meio digital também exigiu que servidores efetivos e comissionados obtivessem uma assinatura eletrônica para as certificações do fluxo de documentos. Até a semana passada, 4,7 mil das 6 mil assinaturas digitais já haviam sido liberadas. Também foram capacitados mais de 1,5 mil servidores.
A próxima fase será a adoção dos formulários digitais e a expectativa é de que até o final deste ano a implantação do sistema esteja totalmente concluída.
Amanhã, os departamentos envolvidos na implantação do processo eletrônico atuarão em esquema especial de atendimento aos servidores.
Equipes de atendimento ao público por telefone ou por e-mail serão reforçadas e haverá equipes volantes circulando pelo Senado para tirar dúvidas e orientar os servidores sobre o uso do sistema.
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